¿Qué estructura debo darle a mi emprendimiento?

Las empresas son organizaciones conformadas por personas, vaya novedad! ( me pregunto por qué muchas veces esto no se tienen en cuenta). La estructura va a depender de las personas que la conformen, del tamaño, la ubicación, la relación laboral, la fabricación, los procesos, el tipo de clientes, los proveedores, la tecnología, entre otros.

El objetivo de todo negocio es generar rentabilidad y autosustentabilidad. Luego, la visión y la misión, dependerá de los valores, sueños y creencias de sus fundadores. La estructura, como primer punto a tener en cuenta, debe acompañar y fomentar los objetivos, la misión y la visión.

Un organigrama es un mapa de cómo está estructurada: verlo y analizarlo nos dará pautas de cómo es la autoridad, las jerarquías, la flexibilidad (o no), organización de tareas, funcionalidad, etc. si nos encontramos frente a un organigrama como el de la imagen (el más común de todos) nos muestra una estructura altamente jerárquica, de funciones bien establecidas, con una línea de mando bien directa y, sabemos quién toma las decisiones y qué tipo de decisiones (el Gerente financiero no tomará decisiones con respecto a la fabricación, sino con respecto al manejo de los fondos).

El gran tema es que muchas veces sucede que este organigrama no sirve si el tamaño de la empresa es pequeño y la misma persona hace trabajos administrativos, maneja los fondos y atiende los llamados. Muchas tareas se reparten de manera muy diferente a las establecidas por un organigrama, por una cuestión de recursos o de capacidad de las personas que trabajan. Si nos encontramos frente a una persona que tiene muy buenas relaciones interpersonales, nos interesará no sólo que atienda el teléfono, sino que también, capacitación mediante, maneje nuestras comunidades en las redes sociales y al revés, se puede definir de antemano el perfil buscado. Si a esa persona la dedico solamente a ser secretaria estaría perdiendo un gran valor humano.

Con esto quiero decir qué, la estructura de la empresa tiene que ser una combinación entre las tareas y actividades más importantes y las capacidades de las personas que trabajan en la empresa. Por tanto la misma debe ser flexible y acomodarse para cumplir el objetivo, la cultura (que deviene de la impronta personal de sus fundadores y de las relaciones que se dan entre las personas que trabajan para el negocio) y el liderazgo, se encargarán de mantener cohesionado al equipo.

Modelos de estructura y organigrama

• Lineal: dueño y sus empleados en línea directa. Habla de estructura chica y convencional.
• Matricial: si bien hay una autoridad, la empresa se maneja por proyectos, asignando responsables, recursos y objetivos.
• Funcional: se definen los procesos y en base a los mismos se asignan personas y recursos.
• Por producto: se asignan recursos y personas según el producto, muy utilizado por las grandes empresas.
• Territorio: se define según done la empresa opera y las características de la zona. Clientes: se asignan recursos y expertos según los clientes.

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Las estructuras pueden ser centralizadas (todo converge en una persona que detenta el poder y toma las decisiones) o descentralizadas (son varias las que detentan el poder y toman las decisiones), rígidas o flexibles, orientadas al cliente o no, etc. Lo más importante es que sea funcional y coherente, que muestre cómo trabaja la empresa, su cultura y su alineación con la misión y la visión.

Todo esto tenés que tenerlo en cuenta al pensar cómo vas a trabajar, cómo vas a contratar al personal, cómo te vas a relacionar con tus clientes y proveedores, y sobre todo, cómo será tu modelo de negocio.

Hoy nos encontramos frente a factores y tendencias que inciden en nuestra forma de trabajar: ciudades cada vez con menos espacio, jóvenes que buscan su experiencia y no ponerse la “camiseta” de la empresa, globalización y comunicación al instante, herramientas para estar en contacto con empleados, proveedores y clientes on-line, sea donde sea que estén: redes sociales, chats, videoconferencias… Nuestra empresa tiene que incorporar estos conceptos y estas tendencias y re pensar la forma de trabajar y de delimitar las tareas y actividades.

Mi consultora (GD Consultora) funciona de una forma totalmente flexible: en primer lugar no tengo oficina, no la necesito (tuve y me di cuenta que sólo la tenía porque “los profesionales tienen que tener oficina”) si quiero hacer reuniones, o dar cursos, o charlar con mi cliente (generalmente los profesionales tenemos que ir adónde está, y la mayoría de las veces el chat y las videoconferencias son más que suficientes para estar comunicados y resolver temas) alquilo lugares preparados para tal fin, los profesionales que forman parte del equipo son convocados según el proyecto (cliente), y que a su vez, trabajan con su propio equipo, tengo una asistente “virtual” que resuelve todo desde su casa y trabaja acorde a lo que voy necesitando, sin sueldo fijo. Por supuesto estoy hablando de una empresa de servicios, diferente es cuando se fabrica un producto, ahí hay que pensar muy bien las tareas y actividades para evaluar qué es lo más conveniente, ya que una parte necesita instalaciones, otra no, y si la necesitara, no tienen por qué estar juntas en el mismo lugar.

La cuestión es tener menos costos fijos, buena rentabilidad y excelente atención y llegada al cliente.

Lic. Gabriela Dobler